文檔管理軟件方案

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　　項目文檔管理是對一些與成功地達(dá)成一系列目標(biāo)相關(guān)的活動(譬如任務(wù))的整體。這包括策劃、進(jìn)度計劃和維護(hù)組成項目的活動的進(jìn)展。用最簡單的話來說,項目管理就是一門在項目生命周期中，把失敗的風(fēng)險保持到盡可能最小學(xué)科。一個項目失敗的風(fēng)險主要來源于不確定性在項目各個階段的存在,而項目文檔管理手段的落后是其中非常關(guān)鍵的一個原因。目前，企業(yè)在實(shí)施項目文檔管理的過程中或多或少存在以下問題:

　　項目文檔不全

　　企業(yè)一般都設(shè)置有專職的文檔人員，但是由于人員的流動導(dǎo)致文檔隨人走，一個員工的離職往往會造成大量企業(yè)文檔資料的就丟失。

　　項目文檔版本變更

　　項目管理過程中，項目文檔隨著項目的進(jìn)展相應(yīng)的也會產(chǎn)生項目文檔的版本更新，在沒有使用專門的管理工具之前經(jīng)常會發(fā)生使用的文檔與當(dāng)前所使用版本不一至的問題。

　　項目文件的安全問題

　　項目文檔如何確保完整性與有效性?

　　機(jī)密的項目文檔怎么防止項目用戶調(diào)用查看后帶走?

　　項目文檔查詢問題

　　項目文檔沒有統(tǒng)一存儲，項目文檔散落于各個項目干系人手上，查找不方便，缺少從文檔管理角度全局把控項目的手段。

　　多人協(xié)作問題

　　項目開展過程中，各個項目人員都能創(chuàng)建、發(fā)布項目相關(guān)文檔，而文檔又通過郵件，IM、共享等各種手段在項目人員之間傳遞，造成文檔的準(zhǔn)確性、權(quán)威性得不到保障。

　　　項目文檔生命全過程管理及項目文件流程化管理;

　　Office系列文檔的在線編輯，減少文件先下載修改再上傳的繁瑣程序;

　　文檔版本管理：版本自動更新、歷史版本查詢、版本對比，版本回滾;

　　文檔鎖定，防止多人同時對同一文檔進(jìn)行編輯;

　　權(quán)限控制，對文檔的安全性、訪問進(jìn)行管控;

　　操作日志及審計追蹤功能,對文檔的創(chuàng)建、修改、閱讀、下載等過程進(jìn)行全程監(jiān)控;

　　全面支持遠(yuǎn)程審批，可隨時隨地通過網(wǎng)上處理，減少延誤;

　　全文檢索，基于中文分詞技術(shù)的全文檢索功能可實(shí)現(xiàn)對文檔的標(biāo)題、正文附件的具體內(nèi)容等進(jìn)行全文的檢索，快速找到目標(biāo)文檔;

　　文檔分類目錄管理,可以根據(jù)項目管理的啟動、計劃(開展)、執(zhí)行(實(shí)施) 、控制、收尾(驗收)等五大階段或工作定義、工作計劃、計劃管理、范圍管理、溝通管理、風(fēng)險管理、文檔管理、質(zhì)量管理、規(guī)律管理等項目管理步驟來創(chuàng)建項目的文檔管理體系;

　　文檔通知,當(dāng)文檔的狀態(tài)變化時可通過郵件、短信等各種方式通知項目干系人;

　　文件集中存放、統(tǒng)一備份、統(tǒng)一訪問、統(tǒng)一授權(quán);

　　文檔統(tǒng)計報表查詢、導(dǎo)出;