建立項目組合管理的治理：關鍵組件(3)

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因為我們了解組織圖的慣例，所以該框架告訴我們，例如，John Magee 向 Danielle Lee 報告。并且，由于我們了解了組織圖的使用，因而我們知道 Brian McLean 不位于作為 Renaissance 計劃 中一部分的決策制定的直接權力線上。這兩點對組織圖中的所有讀者或用戶都是清楚的（假設他們了解組織圖的慣例及使用）。
　　類似地，建立了項目組合管理的治理，就確定了提供信息、透明度，及對類似于上面所確定的那些問題的回答的結構。這些問題包括：“誰向誰報告？”以及“誰包括（不包括）在決策制定過程中？”
　　確定項目組合管理的治理結構的行為將引出 —— 這意味著之后必須解決 —— 關于項目組合及計劃管理的重要問題。該定義工作的結果，在有效貫徹的情況下，簡化為一張簡單且（大部分）明確的圖（或其他形式）。然而，這種簡化及清晰結果源于廣泛的討論、協(xié)商和達到共識的工作。討論及共識的達成關系到（大于實際的“圖片”）管理結構是否是可用的，且被所有人接受的。
　　對于定義項目組合管理結構這一行為的“可見”結果，包括了類似于下面的工作產品：
　　對于治理實體的任務陳述 
　　角色確定及描述 
　　職責的定義 
　　決策制定的 RACI 圖（responsible、accountable、consulted、informed） 
　　主要職能的列表及描述 
　　控制執(zhí)行 
　　如果確定及執(zhí)行項目組合管理治理機制的工作采取這樣的形式就好了：定義、同意、實現(xiàn)，并永久使用！但很少有這樣的情況。在定義時似乎簡單且合理的東西在實際中并不一定有效。內部及外部的事件可能影響治理機制的有效性（或相關性）。隨著時間的推移而產生的變更的簡單影響可能需要修補及調整。
　　做好準備，以處理由治理框架執(zhí)行引起的影響和所需的變更，要定義并實現(xiàn)子機制（及可能的軟件工具）。這些子機制收集信息及運作反饋，同時提供解釋信息或反饋含義的職能，并且它們提供定義并且指示變更的附加職能?？傊枰粋€反饋及控制系統(tǒng)。
　　反饋及控制系統(tǒng)的一個重要開發(fā)部分是，確定需要識別并收集的測量及量度。一旦收集起來了，必須驗證這些測量及量度能夠提供可以幫助指導治理指示變更的有用且重要的信息。
　　在以下兩種情景中處理控制及測量的定義是有用的：
　　第一，存在項目組合管理機制有效性的質量控制和測量。這些確保了被確定的項目組合管理治理的目標及愿景的實現(xiàn)。 
　　第二，存在項目組合管理機制在商定的參數(shù)（正確的且正當?shù)倪\作）中運作質量的控制和測量。 
　　總之，項目組合管理治理機制的連續(xù)運作需要需要信息、反饋，及量度的連續(xù)系統(tǒng)，加上它的結構和權力，能夠使我們不斷的對機制進行調整。
　　決策制定權力
　　在本文更早的部分中，我提到過項目組合管理人員要做的一些事情。它們是：
　　將計劃分組為項目組合 
　　確保計劃與業(yè)務目標很好地結合 
　　在相互競爭的計劃（在多個關系中）中進行選擇 
　　實行連續(xù)的監(jiān)督 
　　實行持續(xù)的決策制定 
　　所有這些行為中的必要部分（在最后一個中明確地陳述了）是制定決策的能力和權力。這些決策的比例對企業(yè)的許多方面有重大的影響。
　　例如，假設推薦取消與組織頭號業(yè)務目標緊密相關的主要計劃。如果執(zhí)行了，該推薦會在組織中產生重大影響，包括，例如，業(yè)務方向、主要資本投資、主要資源的應用，和約束組織的合同。一般的業(yè)務謹慎行為建議，制定（或推薦）有重大影響的決策時必須具有清楚、具體，且可追溯性的描述。
　　在某些行業(yè)（或政府實體），會導致如此大影響的行為和決策可能受到審計、外部審查，或有合法部門介入。
　　對于決策制定權力，如同項目組合管理的治理結構一樣，生成獲取廣泛討論、協(xié)商，和共識的簡單工件是重要的。
　　這些工件可以采用（尤其）決策權力文檔、一組 RACI 圖，或決策權力矩陣的形式。
　　決策權力矩陣將治理結構中每個角色都進行了命名。對每個所列出的角色，指定了許多主要的決策區(qū)域。在每個主要的決策區(qū)域中，指定了具體的需要的決策或需要的決策的主題。最后，對每個需要的決策或主題區(qū)域，提供了實際的權力限制（根據(jù)決策限定詞進行確定）。
　　將關于許可權力的討論和協(xié)商（以及可能的規(guī)章或合法的規(guī)定）的結果，如圖 2 所示，減少為一個清晰且（大部分）明確的結構。在項目組合管理實踐的實行中，這樣的簡單工件，可以使那些需要獲得決策（對于該決策的權力在整個治理機制中是既定的）的人很清楚。
　　項目組合管理就是要進行選擇。這些選擇，像應用到組織計劃中一樣，影響（尤其）業(yè)務（或機構）成功地達到在企業(yè)業(yè)務策略（或者使命聲明）中設置的戰(zhàn)略目標的程度。
　　不管所選擇的技術或工件是什么，關于做出什么決策，以及授權誰來制定（及審查或驗證）決策的明確性，是項目組合管理治理機制中的必要部分。
　　權力的合法實行
　　公司和政府實體在組織職能、實體，和角色范圍內授予權力，為了實現(xiàn)組織或機構的目標、業(yè)務活動和決策。
　　在項目組合管理領域內，授予權力為的是確保被提議的計劃以業(yè)務和目標的最大利益被批準。
　　更進一步的是，授予項目組合管理的治理權力是為了確?，F(xiàn)有的計劃受到戰(zhàn)略戰(zhàn)術的審查，這確保了這些計劃不斷地交付所需要的業(yè)務價值和確定的利益（在所期望的大小和時間范圍內），并且確保它們執(zhí)行并符合商定的計劃和參數(shù)。
　　存在圍繞實行委托權力的限制和可接受的行為。項目組合管理的治理原則集合（早在項目組合管理實踐采用的部分中定義的），對可接受的內容提供了一些指導。整個的公司（或機構）治理政策和原則是權力和決策制定實行過程中可接受（和道德的）行為的定義的另一個來源。
　　很重要的是，在項目組合管理的治理機制的定義中，規(guī)定了可應用的政策、審查的行為，和監(jiān)督的具體實行的定義及傳播。還必須確定上述行為的職責。這確保了治理和決策制定的實行符合所有的組織政策和原則，也符合所有適用的規(guī)章和法律。
　　確定職能、角色及職責的建立及維持
　　此關鍵組件（建立并維持職能、角色及職責）聯(lián)系著“治理框架或結構”的概念。
　　在治理框架的環(huán)境中，對各種組織實體建模，并且就權力和決策制定而言，定義他們互相之間的關系。這是治理框架或結構。此項建模工作由上面提到的執(zhí)行治理的項目團隊成員來執(zhí)行。
　　一旦工作完成，用運作職責和要執(zhí)行的主要職能的定義來填充治理框架的骨架是有必要的。此項定義工作將確保，成功地將項目組合管理的使用作為組織過程來實現(xiàn)并確保所需的所有工作能夠被確定、分配，并且為控制構建起來。很可能的是，在治理結構中的各種角色和實體在治理采用團隊的成員之間進行了分割。
　　“建立”和“維持”是職能、角色，和職責支持的兩個獨立的活動類型。下面有解釋和實例。
　　建立結構的一個實例是項目組合管理的治理結構。作為項目組合管理采用的一部分，我們理解需要治理。我們知道項目組合管理的規(guī)程需要管理、監(jiān)督和控制，以及實行這些的方法。因此作為建立采用工作的一部分，我們定義、驗證并實現(xiàn)治理結構。當完成這步之后，作為組織過程的項目組合管理的采用中的另一個步驟就是“建立”。
　　一旦我們完成了作為組織過程的項目組合管理的采用工作，我們需要做可以維持其持續(xù)使用的事情。定義并實現(xiàn)指明治理有效性所需要的量度工作是維持“資產”的一個實例。我們定義這些量度，并且對使用它們達成一致。我們設置政策和工具來收集它們。項目組合管理職能的領導者定期地審閱被收集的并經過分析的量度。
　　量度分析確定一些不那么有效的運作，或實踐。因此，領導者們定義需要采取的行動，決策被制定，對項目組合管理實施的實踐和用法進行調整。
　　在調整和變更之后，對不那么有效的運作或實踐的另一種評估將被執(zhí)行。這一次，量度表示改進。將項目組合管理作為可靠的、有用的和有效的組織過程使用及應用，也就是“持續(xù)的”。
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