OA概要需求說明書

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 　　1基本情況

　　1.1用戶規(guī)模

　　約包含12個科室，60人左右。

　　1.2終端情況

　　PC端和移動端

　　2請假

　　有不同的請假類型。請假就是個人事由的請假，休假就是國家法定的休假。需要銷假，放完假回來點一下，代表我放完假了。

　　2.1非科長(休假、3天內(nèi)請假)

　　申請人申請-科室負責人審核-人教科-分管領導

　　2.2非科長(3天以上請假)

　　申請人申請-科室負責人審核-人教科-分管領導-局長

　　2.3科長

　　申請人申請-人教科-分管領導-局長

　　3公務用車

　　3.1規(guī)定內(nèi)用車

　　辦公室下發(fā)的通知(里面有一些任務，例如取機要文件，去開會)，用車人申請后，派車人看是否有車并答復，完成流程。

　　審批流程：申請人-派車人

　　3.2非規(guī)定市內(nèi)用車

　　申請人先問派車人有沒有車，如果有車，請示分管辦公室領導，流程完成

　　審批流程：申請人-派車人-分管辦公室領導-派車人(備案)

　　3.3非規(guī)定市外用車

　　申請人先問派車人有沒有車，如果有車，請示局長，流程完成

　　審批流程：申請人-派車人-局長-派車人(備案)

　　4公文收發(fā)

　　從專用端口、傳值或者其它渠道接收到公文以后，辦公室對公文的關鍵信息進行記錄，然后區(qū)分判斷傳閱件和辦理件(詳見相關紙質(zhì)單據(jù))。

　　公文要通過高速掃描儀掃描進系統(tǒng)，以進行線上閱覽。

　　4.1傳閱件

　　辦公室選擇需要傳閱的對象，并將該意見呈交意見給局長，局長審批通過后即進行傳閱，需要確認已閱。

　　審批流程：辦公室-局長-被傳閱對象(反饋)

　　4.2辦理件

　　辦公室判斷選擇負責辦理的科室，局長審批通過后，分管領導進行審判，然后對應的科室進行辦理，辦理后需要反饋辦理結(jié)果。

　　審批流程：辦公室-局長-分管領導(副局長)-承辦科室(反饋)

　　5發(fā)文

　　機密文件不走OA

　　6聯(lián)合發(fā)文的話，“相關單位意見”這個節(jié)點暫不在系統(tǒng)中體現(xiàn)

　　6.1普通文件

　　科室起草-向其它科室或領導征求意見-分管領導初審-(某科室)發(fā)文審核&編號(核稿人)-局長審批-辦公室印發(fā)歸檔

　　6.2規(guī)范性文件

　　科室起草-向其它科室或領導征求意見-分管領導初審-(某科室)發(fā)文審核&編號(核稿人)-局長審批-法規(guī)科審核-辦公室印發(fā)歸檔

　　7督辦件

　　來自人大、市委、市政府、市政協(xié)、其它機構(gòu)(12345熱線、信訪)、局長的一些需要嚴肅對待的、有時間限制的任務。

　　做成任務跟蹤的方式，可上傳相關附件。

　　流程：辦公室發(fā)起-局長審批-分管領導處理-承辦科室處理-承辦科室反饋處理結(jié)果

　　8辦公設備購置

　　對金額大于1000的辦公設備的購置，需要進行申請。

　　科室領導不用審了。

　　根據(jù)購置的金額來決定審批流程，3000元以內(nèi)只需要到分管財務副局長。

　　希望可以跟辦公室的預算、還有資產(chǎn)管理進行關聯(lián)

　　審批流程：科室申請-辦公室審核-分管領導意見-財務副局長-局長

　　9會議

　　如果只有科室參與，只需要分管領導審批;如果有副處級領導參加，就需要局長審批。

　　填寫會議申請的時候選擇會議室。

　　10財務預算審批

　　類似“辦公用品購置”，其實就是要花一筆錢，但在花這筆錢之前先要跟局里進行申請。

　　11考核工作

　　有多個層次的考核體系，包括省科技廳對市科技局的(局接受考核)、市對科技局的考核(局接受考核)、科技局內(nèi)部的考核(對象為科室)、局對外部縣市區(qū)的考核。

　　對于每個考核，每個考核標準有對應負責的科室，科室需要每月、每季度等等匯報完成情況，每種類型的匯報的收集信息不同。領導可以看得到。

　　12工作匯報

　　局里的同志以月進行匯報，上傳附件即可。

　　13通知公告

　　專門有一個科室去審核通知公告，只要審一道就可以了。

　　14信息共享

　　可以按需添加欄目，例如各個科室的業(yè)務文件。

　　14.1政策文件

　　類似于內(nèi)部門戶，將信息發(fā)布出來讓大家可以看見。各個科室承擔相關的內(nèi)容更新?？赡軙枰粋€發(fā)布審核的環(huán)節(jié)。

　　14.2科技統(tǒng)計

　　專門的科室在做統(tǒng)計，從各種渠道來獲取，統(tǒng)計的頻率從每年、每季度到每月不等。統(tǒng)計的數(shù)據(jù)很復雜，只需要能夠掛到OA上讓大家看見并下載即可。

　　15知識庫

　　典型的知識庫。

　　16通訊錄

　　典型的通訊錄功能。

　　17宣傳信息

　　每個科室會有自己的一些工作動態(tài)，類新聞的內(nèi)容。目前是各個科室通過QQ發(fā)送(word的格式，圖文)，整理起來比較麻煩。

　　希望有一個文件空間，可以按照需求創(chuàng)建文件目錄結(jié)構(gòu)(例如按年度、市區(qū)縣)，每個科室按需將文件上傳到指定目錄。

　　希望可以記錄某個文件的狀態(tài)，例如“已采納”、“已發(fā)布”等。

　　18行政服務

　　有時候科室需要其它科室的協(xié)助，發(fā)起該領導。

　　審批流程：A科室發(fā)起-A科室分管領導審批-B科室審批-B科室分管領導審批(可以選擇是否要局長審批)-局長

　　19零散溝通

　　1. 如果現(xiàn)有OA的流程與制度不矛盾、流程簡單易用，可以接受

　　2. 目前有在使用一個株洲市的公文系統(tǒng)

　　3. 建議流程直接由系統(tǒng)運算得出，不需要自己選

　　4. 審核是看這個事情合不合理，審批是這個事情做不做

　　5. 目前暫沒有第三方系統(tǒng)需要集成