電子采購全流程管理：從采購計劃到招標授標及監(jiān)督的完整指南

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 　　采購管理

　　采購計劃

　　1 需求申請

　　A、 各部門提報需求申請，提報時可以查看庫存和在途信息;

　　B、 經(jīng)過審批后匯總到倉庫，由庫管根據(jù)需求申請匯總采購計劃。

　　流程：

　　部門提交--主管部門審核(平衡庫存、在途)

　　2 采購計劃

　　C、 從 Excel 中導入采購計劃，自動顯示庫存。

　　D、 采購按照不同的采購方式進行采購：直接采購、招標采購、詢比價采購、競價采購。

　　E、 采購按照物料類別由不同采購類別的采購員查閱，分別執(zhí)行采購作業(yè)。

　　F、 在電子采購系統(tǒng)中建立采購申請流程，顯示ERP 系統(tǒng)的庫存和在途信息。

　　流程：

　　保管提報→主管審核→部長前準→供應副總審批→按類別實施采購

　　注：

　　A、采購員可以互相協(xié)調采購項目。采購時必須在采購計劃中確定，進入招標后，將不能進行變更。

　　B、另外建立單獨的領料申請流程，審批通過后，形成泛普 ERP 的出庫單。招標采購

　　招標項目擬定

　　A、 提供三種擬定方式：a.通過采購計劃提報，擬定招標項目;b.通過 excel 導入到系統(tǒng);c.手工輸入方式。

　　B、 按照貨品資料進行招標。

　　C、 審批通過后，發(fā)布到供應商門戶上，合格供應商可以登錄門戶查看，并應標(公開招標和邀請招標兩種方式)。

　　D、 被邀請的供應商會以短信和郵件形式通知。收到通知后，供應商進行網(wǎng)上應標。

　　E、 如果需要購買標書或繳納保證金的，需要在相應欄位填寫金額，默認為零，不需要繳納。

　　流程：

　　采購負責人提報→經(jīng)理審批→主管審批→部長審批

　　注：

　　A、 實現(xiàn)短信網(wǎng)關接口;

　　B、 供應商可以使用短信或郵件網(wǎng)上確認，確認后，后臺可以查詢;

　　C、 內部流程審批可以使用郵件或短信審批，并能夠添加意見。

　　3 在線應標

　　A、 供應商收到通知或者登陸門戶看到招標信息后，可以進行網(wǎng)上應標;

　　B、 網(wǎng)上應標時要確認投標授權人及相關授權人信息。

　　C、 供應商在線應標后，由采購和相關領導進行審批，審批通過的應標供應商方可進行投標。

　　D、 如果需要購買標書或繳納保證金的，需要與需方聯(lián)系辦理相關手續(xù)。

　　流程：

　　供應商網(wǎng)上應標→招標負責人審批

　　4 在線投標

　　A、 應標成功的供應商可以在線投標，投標的供應商以附件的形式上傳標書。

　　B、 在線投標除標書外還需要填寫價格、關鍵信息等內容。

　　在線投標不需要審批流程。

　　沒有開標的投標，用戶無法查看報價和標書內容。

　　5 在線開標

　　采購方只能時間到時方可進行開標，開標后將不能再投標和關閉標書。分為技術標和商務標兩大部分。

　　開標不需要流程審批。

　　6 在線澄清

　　A、 標前澄清。需方可在線提問，提問后，供方在線回復，記錄會與投標文件保留系統(tǒng)內。

　　B、 標后澄清。包括商務內容、技術內容澄清和二次或多次報價，只有所有供應商報價后才能開啟報價。

　　在線澄清不需要流程審批。供應商自備電腦，另外泉林準備備用電腦一臺。

　　7 在線評標

　　招標負責人將大家評標結果進行匯總，錄入后提交(分為商務標和技術表兩個部分)，短信和郵件形式通知評委，評委回復后會簽。

　　流程：

　　招標負責人→評委會簽→部長

　　注：如果部長在評標委員中，部長自動跳過。

　　8 在線授標

　　A、 評標審批通過后，可以在線授標;

　　B、 評標結束后，招標負責人按照評標結果錄入評標數(shù)據(jù)，確定供應商、標的、數(shù)量等信息，審批通過后，自動形成中標公告，在供應商門戶上發(fā)布，供應商可以登錄查看自己的中標信息。審批不通過的由授標人重新授標后報批。公告內容可以在公告管理模塊進行編輯。

　　C、 授標后自動產(chǎn)生采購訂單，在采購訂單管理模塊中可以查看。

　　流程：

　　招標負責人→經(jīng)理→主管→供應副總審批

　　9 流標處理

　　由于各方面原因，本次招標可能未能達到需方要求，需方可以發(fā)起流標申請，經(jīng)過審批后，此次招標按流標處理。

　　流程：

　　招標負責人→經(jīng)理→主管→供應副總審批

　　10 悔標處理

　　供應商悔標后，由供應商提供書面的悔標記錄，采購招標負責人接收后，錄入到系統(tǒng)，經(jīng)過審批后，對本次招標記錄悔標。

　　流程：

　　招標負責人→經(jīng)理→主管→供應副總審批

　　11招標過程監(jiān)督

　　領導可以登錄系統(tǒng)進行招標過程監(jiān)督，可以查看招標的實際進度，參標方的業(yè)務記錄。

　　注：如果是招標現(xiàn)場，相當于評委的權限。

　　12 保證金管理

　　招標結束后，未中標的供應商可以當場領取，中標單位保證金交由財務，合同履行結束后，財務會將保證金匯入供應商指定帳戶。

　　保證金管理不需要流程審批，采購招標負責人負責錄入即可。